Straipsnis

Apskaitos procesų architektūra: efektyvumas slypi detalėse

Sergejus Abakumovas
By:
insight featured image
Pandemijos turbulencija, sustiprinta nuolatine įtampa dėl karo Ukrainoje, ir verslo pastangos pasivyti skaitmeninės transformacijos tempus verčia įmones fokusuotis į operatyvinių problemų – „gaisrų gesinimo“ – procesus. O strategijos, kurių vienas iš kertinių elementų yra finansų valdymo organizavimas, lieka nuošalyje. Audito, apskaitos, mokesčių, teisės ir finansinių verslo konsultacijų paslaugas teikiančios įmonės „Grant Thornton Baltic“ specialistai primena: norint užsitikrinti sklandų įmonės augimą ateityje, dėmesys apskaitos procesų valdymui yra būtinas. O tam svarbi visa apskaitos procesų architektūra.
Contents

„Organizacijos apskaitos ir finansų valdymo skyrius yra vientisa sistema, nuo kurios, didele apimtimi, priklauso ir visos likusios organizacijos veikimas. Todėl kažką keičiant, diegiant naujus įrankius ar iš esmės vykdant skaitmeninį perversmą – svarbu skirti dėmesio kiekvieno naujo elemento vietai naujoje struktūroje ir jo įtakai bendram rezultatui.  Tik strateginio organizacijos konteksto vertinimas diegiant naujoves, gali užtikrinti jų efektyvumą ir sėkmę“, – pataria Sergejus Abakumovas, „Grant Thornton Baltic“ partneris. 

Pasak jo, darbo rinkos spaudimas ir noras daryti „greičiau ir efektyviau“ dalį organizacijų jau skatina keisti dabartinę nusistovėjusią tvarką ir ieškoti inovatyvių bei efektyvių sprendimų. Sklandaus įmonės augimo siekiantys vadovai vis dažniau priima sprendimą keisti apskaitą tvarkantį darbuotoją ar įmonę, diegti naujus finansų valdymo įrankius ar personalo valdymo sistemas, renkasi įrankius ir bando juos integruoti į įmonės vidinę struktūrą. 

„Dažnai, siekiant greičio ir optimizuojant sąnaudas, pokyčiai atiduodami atlikti vienam tos srities specialistui: reikia IT pokyčių  tvarko IT departamentas, reikia žmogiškųjų išteklių valdymo sprendimo – įtraukiamas personalo skyrius, pardavimo platforma lieka pačių vadybininkų rankose ir tokių analogijų yra bet kuriame organizaciniame verslo segmente. Finansų valdymo sritis ir apskaitos proceso organizavimas įmonėse nėra išimtis. Bet atliekant bet kokius patobulinimus, pokyčius ar pakeitimus, visada reikėtų pirmiausia pagalvoti, kaip tai paveiks visos organizacijos veikimo efektyvumą“,  pažymi S. Abakumovas. 

Esą praktikoje labai dažnai susiduriama su poreikiu tvarkyti apskaitą ir valdyti finansus kuo efektyviau, pasitelkiant geriausius specialistus už racionalią kainą ir optimaliausius įrankius tokio tikslo įgyvendinimui. Vis tik, dažnai organizacija susiduria su sunkumais. O priežastis – paprasta: neužtenka įsidiegti naujausią valdymo sistemą ir pasamdyti puikų finansų vadovą. „Svarbu žiūrėti plačiau ir apskaitos proceso keitimą suderinti su visos organizacijos procesais. Tik tokiu atveju apskaitos organizavimas koreliuos ir tenkins verslo poreikius pilna apimtimi“,  pažymi S. Abakumovas. 

 

Iššūkis – valdyti informacijos srautus 

Atliekant vidinius struktūrinius pokyčius, aktualu sudėlioti aiškią struktūrą, kaip finansinės informacijos generavimo centras, t. y. apskaitos skyrius, gaus informaciją apie priimamus aktualius įmonei sprendimus iš pirkimo skyriaus, sandėlio, pardavimo skyrių, žmogiškųjų išteklių padalinio ir iš vadovybės. Ypatingai svarbus ir atgalinis ryšys: kaip visi minėtieji skyriai gaus informaciją iš apskaitos skyriaus, kokiu formatu ir periodiškumu. 

„Pirkimų skyriui aktuali apmokėjimo tiekėjams informacija ir sandėlio likučiai, pardavimų skyriui – apmokėtos skolos ir gauti avansai už prekes ar paslaugas, personalui – darbuotojų priėmimas ir savalaikis būtinų išmokų darbuotojams priskaitymas ir apmokėjimas“, – vardija S. Abakumovas. 

Dar vienas iššūkis, su kuriuo susiduria sparčiai augančios, bet sprendimus konservatyviai priimančios organizacijos ar įmonės – aibės skirtingų platformų ar įrankių naudojimas konkrečių verslo funkcijų atlikimui. Pardavimo įrankiai per Shopify, Etsy, Wix ir kt., atskiras pinigų surinkimas per Paypall, Stripe, Adyenir kt., sandėlio valdymo logistinės sistemos, personalo valdymo įrankiai Bamboo, Kronos, Zoho ir kt. – visur informacija laikoma ir apdorojama skirtingu formatu, skirtingoje aplinkoje ir valdoma atskirų žmonių. Pasak „Grant Thornton Baltic“ partnerio, aiškios struktūros, kaip visi šie atskiri įrankiai susikalba tarpusavyje ir kaip aktualią informaciją gauna finansų ir apskaitos skyrius, dažniausiai niekas neturi ir, juo labiau, negalvoja kaip tarpusavyje sąveikauja visų šių įrankių generuojami duomenys. 

„Visa tai galima užtikrinti planuojant apskaitos ir finansų valdymo architektūrą. Be abejo, į tai reikia investuoti laiko: vidiniams susirinkimams,  tinkamo įrankio – programos, verslo valdymo sistemos ir kt. – pasirinkimui ir integracijai, testavimo fazei ir paraleliniam veikimui.  Bet, galiausiai, efektyvių procesų ir bendro organizacijos sklandaus veikimo dėka, visa tai praktikoje atsiperka per 12 mėnesių“, – teigia S. Abakumovas. 

 

Svarbiausi žingsniai 

Planuojant apskaitos procesų architektūrą, pasak pašnekovo, proceso pradžioje, svarbiausia yra išsiaiškinti poreikį ir identifikuoti labiausiai „skaudamą“ vietą. O ją atradus, nereikia skubėti keisti visą sritį iš esmės. Verta atsigręžti į bendrą organizacijos strategiją. Pavyzdžiui,  norint diegti naują klientų valdymo įrankį, pirmiausia, reikia įsivertinti, kaip jis susijęs su organizacijos noru kelti aptarnavimo kokybę ir didinti pardavimus, taip pat išsiaiškinti, koks įrankis užtikrins pagrindinio įmonės ilgalaikio tikslo pasisekimą. 

„Atlikus pirminį įvertinimą, turėtume aiškiai išgryninti numatomo diegti sprendimo alternatyvas ir jų suderinamumą su kitais organizacijos kokybinės ir finansų informacijos generavimo centrais. CRM įdiegimas iš esmės orientuotas į klientų aptarnavimo kokybės gerinimą, bet nepamirškime, kad tai netiesiogiai turės įtakos ir greitesniam įeinančių pinigų srautui, kokybiškesnei pardavimo apimčiai ir prognozių informacijai bei gali tapti įmonės motyvacinės sistemos dalimi. Todėl vienos srities įrankio pakeitimas, akivaizdžiai, daro įtaką bene 3-4 atskiroms visos įmonės finansų valdymo sritims“, – sako S. Abakumovas. 

Tik po suderinamumo įvertinimo su kitais organizacijos finansinės informacijos kaupimo blokais, galima pereiti prie integracijos etapo.  Tai – labiausiai techninių resursų ir laiko reikalaujanti fazė, per kurią sukuriama 70% viso tinkamo veikimo apimties. Įdiegus funkcionalumą ir įkomponavus jį  į bendrą verslo ar finansų valdymo sistemą, jau galime žengti į testavimo etapą. Pasak S. Abakumovo, šis kokybės kontrolės etapas yra būtinas, juo užbaigiamas procesas. Bet testuojant patartina turėti paralelinio veikimo galimybę. Kilus nenumatytiems trikdžiams, tai leistų turėti atsarginį sprendimą ir užtikrinti sklandžią veiklą iki tol, kol naujas įrankis bus paruoštas. 

„Sėkmingai įgyvendinus visus žingsnius, turime naują klientų valdymo įrankį, kuris aiškiai koreliuoja su bendra įmonės strategija, naudojama verslo ir finansų valdymo sistema. Be to, įrankio veikimo ir funkcionalumo rizika suvaldyta per integracijos ir testavimo fazę bei užtikrinta paralelinio veikimo su buvusia sistema laikotarpiu. Įrankis integruotas į įmonėje naudojamų sprendimų spektrą, neišardo ir neišblaško esamos finansų valdymo struktūros. Be to, yra užtikrintas finansinių investicijų atsiperkamumas: toks įrankis, netiesiogiai, per skolų priežiūrą, pagerins gaunamo pinigų srauto intensyvumą, sklandesnį pardavimo proceso organizavimą bei teiks aktualius duomenis įmonės vadovybei“,  – rezultatą aptaria S. Abakumovas ir pažymi, kad toks veiksmų eiliškumas patartinas bet kokio verslo ar finansų valdymo sprendimo integravimui organizacijose.

 

Skaitykite ir portale "Verslo žinios"

Pasikalbėkime

Pasidalinkite rūpimu klausimu ar svarbiu poreikiu jau šiandien. O Grant Thornton Baltic ekspertai mielai patars, koks kitas žingsnis būtų naudingiausias jūsų ateities verslui.

Grant Thornton Baltic naujienlaiškis

Prenumeruokite GTB naujienlaiškį

Prenumeruokite audito, apskaitos, mokesčių, teisės ir verslo konsultacijų naujienas. Pirmieji el. paštu gaukite Grant Thornton Baltic naujienas, ekspertų patarimus, profesionalias įžvalgas verslui ir informaciją apie renginius.