Neužtenka įdiegti naujausią apskaitos ir finansų valdymo sistemą
Darbo rinkos spaudimas ir noras daryti „greičiau ir efektyviau“ daliai organizacijų sufleruoja keisti dabartinę nusistovėjusią tvarką ir ieškoti inovatyvių bei efektyvių sprendimų. Sklandaus įmonės augimo siekiantys vadovai vis dažniau priima sprendimus dėl apskaitą tvarkančio darbuotojo ar įmonės keitimo, naujų finansų valdymo įrankių diegimo, personalo valdymo sistemų ir įrankių pasirinkimo bei visų minėtų priemonių integravimo į įmonės vidinę struktūrą. Dažnu atveju žmogiškųjų ir finansinių resursų užtenka vienam vienu metu vykdomam tobulinimui ar projektui ir tai patikima atlikti būtent tos srities specialistui: reikia IT pokyčių - tvarko IT departamentas, reikia žmogiškųjų išteklių valdymo sprendimo – įtraukiamas personalo skyrius, pardavimo platforma – pačių vadybininkų rankose ir tokių analogijų yra bet kuriame organizaciniame verslo segmente. Finansų valdymo sritis ir apskaitos proceso organizavimas įmonėse nėra išimtis ir atliekant bet kokius patobulinimus, pokyčius ar pakeitimus, visada reikėtų visų pirmą pagalvoti kaip tai paveiks visos organizacijos veikimo efektyvumą.
Praktikoje labai dažnai susiduriama su poreikiu tvarkyti apskaitą ir valdyti finansus kuo efektyviau, pasitelkiant geriausius specialistus už racionalią kainą ir optimaliausius įrankius tokio tikslo įgyvendinimui. Vis tik dažna organizacija susiduria su sunkumais. Kur padarytas netinkamas žingsnis? Grant Thornton Baltic verslo konsultantai pastebi, kad neužtenka įsidiegti naujausią valdymo sistemą ir pasamdyti puikų finansų vadovą. Vis tik reikia žiūrėti plačiau ir apskaitos proceso keitimą suderinti su visos organizacijos procesais. Tik tokiu atveju apskaitos organizavimas koreliuos ir tenkins verslo poreikius pilna apimtimi.
Finansinės informacijos srautų valdymas
Atliekant tokius vidinius struktūrinius pokyčius aktualu sudėlioti aiškią struktūrą kaip finansinės informacijos generavimo centras – apskaitos skyrius, gaus informaciją iš pirkimo skyriaus, sandėlio, pardavimo skyrių, žmogiškųjų išteklių padalinio ir iš vadovybės apie priimamus aktualius įmonei sprendimus. Tačiau ypatingai svarbus ryšis ne tik į vieną pusę, aktualu kaip visi minėtieji skyriai gaus informaciją atgal iš apskaitos skyriaus, kokiu formatu ir periodiškumu (geriausia aišku matyti informaciją gyvai). Pirkimų skyriui aktuali apmokėjimo tiekėjams informacija ir sandėlio likučiai, pardavimų skyriui – apmokėtos skolos ir gauti avansai už prekes/paslaugas, personalui – darbuotojų priėmimas ir savalaikis būtinų išmokų darbuotojams priskaitymas ir apmokėjimas.
Dar vienas iššūkis su kuriuo susiduriame sparčiai augančiose organizacijose ir/arba įmonėse, kur labai konservatyviai priimami bet kokie sprendimai, yra aibės skirtingų platformų ar įrankių naudojimas konkrečių verslo funkcijų atlikimui. Pardavimo įrankiai per Shopify, Etsy, Wix ir kt., atskiras pinigų surinkimas per Paypall, Stripe, Adyenir kt., sandėlio valdymo logistinės sistemos, personalo valdymo įrankiai Bamboo, Kronos, Zoho ir kt. – visur informacija laikoma ir apdorojama skirtingu formatu, skirtingoje aplinkoje ir valdoma atskirų žmonių. Kaip visi šie atskiri įrankiai susikalba tarpusavyje ir kaip aktualią informaciją gauna finansų ir apskaitos skyrius – dažniausiai niekas aiškios struktūros vienoje vietoje neturi ir juo labiau negalvoja kaip tarpusavyje sąveikauja visų šių įrankių generuojami duomenys.
Finansų valdymo architektūros nauda organizacijai
Visą tai galima užtikrinti apskaitos ir finansų valdymo architektūros planavimo etape. Be abejo tai yra atskiros laiko investicijos objektas, vidiniai susirinkimai, tinkamo įrankio (programos, verslo valdymo sistemos ir kt.) pasirinkimas ir integracija, testavimo fazė ir paralelinis veikimas – bet visa tai praktikoje atsiperka per artimiausius 12 mėnesių efektyvių procesų ir bendro organizacijos sklandaus veikimo dėka.
Taigi aiškus starto taškas yra poreikio išaiškinimas ir labiausiai skaudančios vietos identifikavimas. Kuomet mes matome pagrindinio fokuso objektą, neskubėkime pulti ir keisti iš esmės atskirą sritį, atsigręžkime į bendrą organizacijos strategiją ir įsivertinkime, o kaip pavyzdžiui numatomas diegti klientų valdymo įrankis yra susijęs su organizacijos noru kelti aptarnavimo kokybę ir didinti pardavimus – koks įrankis užtikrins pagrindinio įmonės ilgalaikio tikslo pasisekimą.
Atlikus pirminį įvertinimą, turėtume aiškiai išgryninti numatomo diegti sprendimo alternatyvas ir suderinamumą su kitais organizacijos kokybinės ir finansų informacijos generavimo centrais. CRM įdiegimas iš esmės orientuotas į klientų aptarnavimo kokybės gerinimą, bet nepamirškime, kad tai netiesiogiai įtakos ir greitesnį įeinančių pinigų srautą, kokybiškesnę pardavimo apimties ir prognozių informaciją bei gali tapti įmonės motyvacinės sistemos dalimi. Todėl vienos srities įrankio pakeitimas akivaizdžiai daro įtaką bene 3-4 atskiroms visos įmonės finansų valdymo sritims.
Tik po suderinamumo įvertinimo su kitais organizacijos finansinės informacijos kaupimo blokais, galime pereiti prie integracijos etapo – labiausiai techninių resursų ir laiko reikalaujanti fazė, per kurią sukuriama 70 proc. viso tinkamo veikimo apimties. Diegiamas funkcionalumas, įkomponuojamas į bendrą verslo/finansų valdymo sistemą ir žengiame į testavimo etapą. Tai būtinas kokybės kontrolės etapas, kuris prideda likusius viso projekto pasisekimo procentus prie sprendimo diegimo rezultato. Per testavimo laikotarpį yra sveika turėti paralelinio veikimo galimybę, kadangi atsiradus nenumatytiems trikdžiams, visada turėsime atsarginį sprendimą iki kol nesame tikri, kad nauja sistema pilnai funkcionuoja.
Sėkmingai įgyvendinus visus žingsnius, turime:
- Naują klientų valdymo įrankį, kuris aiškiai koreliuoja su bendra įmonės strategija, turima naudojama verslo ir finansų valdymo sistema;
- Įrankio veikimo ir funkcionalumo rizika suvaldyta per integracijos ir testavimo fazę bei užtikrinta paralelinio veikimo su buvusia sistema laikotarpiu;
- Įrankis inkorporuotas į įmonėje naudojamų sprendimų spektrą, neišardo ir neišblaško esamos finansų valdymo struktūros;
- Finansinių investicijų atsiperkamumas – minėtas klientų valdymo kokybės įrankis, netiesiogiai pagerins gaunamo pinigų srauto intensyvumą (per skolų priežiūrą), sklandesnį pardavimo proceso organizavimą (per tęstinę aktualią kliento analitinę informaciją) bei teiks savalaikius duomenis įmonės vadovybei.
Toks veiksmų eiliškumas patartinas bet kokio verslo/finansų valdymo sprendimo integravimui organizacijose.
Finansinės operacijos ir įmonių apskaitos tvarkymas ekstremaliomis sąlygomis
„Dabartinio karo Ukrainoje metu norėčiau pabrėžti, kad svarbu išlaikyti finansų valdymo struktūros ir naudojamų įrankių lankstumą. Dabartinės realijos ir Ukrainos kolegų patirtis bei praktika rodo, kad net vykstant karo veiksmams, finansinės operacijos ir įmonių apskaitos tvarkymas nesustoja.“, - atkreipia dėmesį S. Abakumovas.
Taigi ypatingai svarbus nuotolinis pasiekiamumas ir bendros organizacijos finansų valdymo architektūros adaptyvumas greitais besikeičiančiai aplinkai:
- svarbu, kad sprendimai veiktų ir būtų pasiekiami nuotoliu, turint interneto ryšį;
- skirtingų modulių ir įrankių suderinamumas leistų veikti sistemai, net ir esant vienos iš sistemos sričių trikdžiams;
- informacijos replikavimas ir išsaugojimas – pakeitus nuolatinę darbo vietą ir dėl vykstančių karo veiksmų netekus serverių ar ofiso, aktualu decentralizuoti saugomą informaciją t.y. turėti atsargines kopijas skirtingose lokacijose ir su skirtingomis prieigomis.
Reziumuojant dar kartą svarbu akcentuoti, kad organizacijos apskaitos ir finansų valdymo skyrius yra vientisa sistema, nuo kurios, didele apimtimi, priklauso ir visos likusios organizacijos veikimas. Todėl atliekant keitimus, diegiant naujus įrankius ar iš esmės vykdant skaitmeninį perversmą – ypatingą dėmesį atkreipkime į kiekvieno naujo elemento vietą naujoje struktūroje ir įtaką bendram rezultatui. Vertinkime strateginį organizacijos kontekstą diegiant naujoves ir tuomet ilgalaikis pasisekimas ir efektyvumas bus garantuoti.
Skaitykite ir portale "Verslo žinios"
