Pagrindinės rizikos, kylančios dėl funkcijų ar procesų perdavimo trečiosioms šalims (outsourcing), kurioms turėtų pasiruošti kiekvienas verslas

Funkcijų ar procesų perdavimas (outsourcing) trečiosioms šalims nėra procesas be iššūkių, ypač organizacijoms, kurios tai daro pirmą kartą.  

Verslo procesų perdavimas gali būti puiki strategija, padedanti optimizuoti veiklą, sumažinti kaštus ir gauti prieigą prie specialistų kompetencijų, tačiau kartu jis turi ir savų rizikų. Tai nereiškia, kad funkcijų/procesų perdavimas yra savaime netinkamas sprendimas. Svarbu suprasti rizikas ir taikyti tinkamas priemones joms valdyti, siekiant pasinaudoti privalumais ir išvengti klaidų. 

1. Kontrolės praradimas

Vienoms organizacijoms funkcijų/procesų perdavimas gali kelti nerimą dėl kontrolės praradimo, pavyzdžiui, dėl proceso matomumo, darbo kokybės, ar siekio užtikrinti vienodą patirtį visose rinkose. Kita vertus, kai kurios organizacijos gali nukrypti į kitą kraštutinumą – per didelis pasitikėjimas trečiosiomis šalimis ir nepakankamai vykdoma nuolatinė stebėsena ir priežiūrą, o tai gali iššaukti neatitiktį ar kokybės nepakankamumą. 

Siekiant to išvengti, svarbu užtikrinti stiprius komunikacijos kanalus, išsamią dokumentaciją ir reguliarias ataskaitas, vykdyti stebėseną bei priežiūrą. 

2. Prastas perdavimo planavimas 

Tinkamas perdavimo/perėjimas (transition) planavimas vaidina svarbų vaidmenį. Netinkamai suvaldytas perdavimas gali kelti rimtą riziką verslo tęstinumui, ypač jei perduodamas procesas yra kritinis kasdienėms operacijoms.  

Svarbu turėti patikimą planą su aiškiais terminais, atsarginiais scenarijais ir visapusišku testavimu. Jei organizacija pilnai nesupranta, kaip perėjimas paveiks skirtingus procesus ir departamentus, ji gali likti nepasiruošusi nenumatytiems scenarijams. 

Labai svarbu glaudžiai bendradarbiauti su trečiąją šalimi siekiant apdairiai (su)valdyti kiekvieną perėjimo etapą ir sumažinti sutrikimų riziką. 

3. Rizika susijusi su pasenusiomis technologijomis 

Funkcijų/procesų perdavimas gali suteikti prieigą prie pažangių technologijų, tačiau spartūs pokyčiai kelia riziką, kad net naujausi sprendimai gali greitai pasenti. Jei trečiosios šalies dabartinė sistema tenkina jos klientus, ji gali nematyti poreikio vykdyti atnaujinimus, o tai lemia stagnaciją ir mažina funkciją/procesą perduodančios organizacijos konkurencinį pranašumą. Todėl svarbu rinktis partnerį, kuris vertina inovacijas ir palaiko ryšius su pirmaujančiais technologijų tiekėjais. Reguliarios technologijų peržiūros ir atnaujinimai atliekami trečiosios šalies, gali padėti organizacijai išlikti priekyje ir išvengti problemų susijusių su pasenusiomis sistemomis. 

Partneriai, investuojantys į naujoves, gali pasiūlyti pažangius sprendimus be didelių investicijų į nuolatinius atnaujinimus. 

 4. Talentų trūkumas ir didėjančios išlaidos 

Anksčiau funkcijų/procesų perdavimas daugiausia buvo siejamas su kaštų mažinimu, tačiau augančios kainos ir didėjanti pasaulinė paklausa kvalifikuotiems specialistams lemia funkcijų/procesų perdavimą mažiau ekonomiškai naudingu nei anksčiau. Tai ypač taikytina aukštos kvalifikacijos reikalaujantiems procesams, kuriems reikia specializuotų įgūdžių ir žinių, ir talentų trūkumas gali padidinti išlaidas. 

Norint suvaldyti šią riziką, svarbu bendradarbiauti su įmonėmis, kurios gerai supranta vietos rinkas ir gali pasiūlyti prieinamus sprendimus neprarandant kokybės. Paslaugų teikėjas, turintis globalią patirtį ir galintis pasiūlyti mobilius ir skirtingų ieškomų (reikiamų) kompetencijų specialistus, ir gali padėti sumažinti trūkumus, užtikrinant reikiamų įgūdžių prieinamumą. 
 
5. Rizika dėl netinkamo paslaugų teikėjo 

Tinkamo trečiosios šalies partnerio pasirinkimas yra labai svarbus. Netinkamas pasirinkimas gali lemti nesėkmę, tad būtina atlikti analizę. Stipri partnerystė ir reguliarūs susitikimai padeda užtikrinti, kad viskas vyktų pagal organizacijos verslo tikslus. 

Asmeniškesnis, į santykius orientuotas požiūris į funkcijos/proceso perdavimą gali turėti didelę reikšmę. Tiekėjai, kurie skiria laiko suprasti organizacijos poreikius ir siūlo pritaikytus sprendimus, tinkamesni ir geriau pasirengę teikti ilgalaikę vertę. 
 
6. Rizika dėl ketvirtųjų (ir tolimesnių) šalių 

Kai organizacijos pasirinktas paslaugų teikėjas naudojasi kitais paslaugų teikėjais (ketvirtosiomis šalimis), o šios – savo subrangovais, susidaro ilga tiekimo grandinė (penktosios, šeštosios ir tolimesnės šalys). Tokiu atveju organizacija praranda matomumą ir kontrolę, atsiranda nežinomybė, kuri sukuria tiekimo grandinės „šešėlį“. Tai gali lemti kibernetinio saugumo, operacinę, reguliacinę ar atitikties riziką. Be to, gali didėti koncentracijos rizika, kai daug tiekėjų remiasi ta pačia ketvirtąja ar tolimesne šalimi, todėl vienas incidentas gali paveikti visą tiekėjų ekosistemą. Taip pat kyla ir sutartinių neapibrėžtumų. 

Šios rizikos valdymas prasideda nuo reikalavimo trečiajai šaliai atskleisti naudojamus subrangovus, nuolatinės paslaugų teikimo stebėsenos ir vertinimo, koncentracijos rizikos analizės, aiškių sutartinių nuostatų įtraukimo bei įsitikinimo, kad paslaugų teikėjai patys tinkamai vertina savo tiekėjų riziką. 

Funkcijos/proceso perdavimas gali padėti verslui veržtis į priekį, suteikti kaštų ar procesų optimizavimo galimybes ir prieigą prie geriausių talentų, tačiau taip pat atneša iššūkius. Atliekant rizikos vertinimus, kruopščiai planuojant ir užmezgant strategines partnerystes, galima maksimaliai išnaudoti funkcijų/procesų perdavimo privalumus. 

*****************************************************

Straipsnis parengtas pagal Grant Thornton UK įžvalgas. Originalų straipsnį galite rasti čia: The top five risks of outsourcing and how to mitigate them | Grant Thornton